Die große Zahl an jährlichen Schulungsterminen im Porsche Trainingszentrum in Salzburg erfordert eine detaillierte und langfristige Planung. Der Prozess sollte durch ein kundenindividuelles Ressourcen-Management-System unterstützt werden. Benutzerfreundlichkeit, Klarheit und Übersichtlichkeit standen dabei an oberster Stelle. 

Es bestehen viele Einflussfaktoren, Abhängigkeiten und Einschränkungen in der Terminplanung. Diese sollten in die Logik und Visualisierung des Planungstools einbezogen werden. Neben der Terminplanung sollten auch Prozessschritte des laufenden Schulungsbetriebs über die Applikation abgewickelt werden. Der Zugriff unterschiedlicher Benutzergruppen auf das System erforderte ein flexibles Berechtigungssystem. Eine optimale Performance des Planungstools stellte neben den fachlichen Anforderungen ein wichtiges Kriterium für die Akzeptanz des Tools bei allen Usern dar.

Im Porsche Trainingszentrum in Salzburg werden jährlich etwa 4.000 Servicemitarbeiter und 150 Lehrlinge ausgebildet. Neben dem Standort in Salzburg gibt es zehn weitere Stützpunkte in Österreich, in denen Schulungen stattfinden. Effizienz und Effektivität in der Aus- und Weiterbildung werden aufgrund komplexer werdender Fahrzeugtechnik - und dadurch erhöhtem Schulungsaufwand - immer wichtiger. Das Trainings-Team bei Porsche Austria wird seit 2016 durch eine webbasierte Ressourcen-Planungssoftware von Vivid Planet unterstützt. 

Die Einteilung von über 850 Weiterbildungsterminen ist neben fachlichen Abhängigkeiten ein Balanceakt zwischen den Dimensionen Zeit, Trainer-, Raum- und Ressourcenverfügbarkeit (Werkzeuge, Fahrzeuge). Das System unterstützt die Planer durch Visualisierung und Validierungen dabei, Abhängigkeiten ersichtlich zu machen und Überbuchungen zu vermeiden.

Beim Planungstool müssen viele Details berücksichtigt werden. Je besser die Realität im System abgebildet wird, desto hilfreicher ist das Tool für den User. Einige dieser Aspekte sind: 

• Urlaube, Krankenstände, Zeitausgleich und andere Abwesenheiten von Trainern
• Vor- und Nachbereitungszeiten von Schulungen
• Wochenenden und Feiertage
• Umbau von Räumen (Rüstzeiten)
• Unterschiedliche Ansichten für Planer und Trainer
• Integrierte Ressourcenverwaltung für Werkzeuge und Fahrzeuge
• Standort von Werkzeugen und Fahrzeugen
• Reparatur von Werkzeugen/Fahrzeugen bei Defekten

Die Trainer können ihre Bürotage und Urlaube mit ihrem Trainer-Login direkt im System pflegen. Dieser Schritt erleichtert die Arbeit für das Planungsteam enorm, da ihre Planung so auf  konkreteren Daten beruht.

Auch während und nach der Planungsphase haben die Trainer Zugriff auf ihre Daten. Jeder Trainer hat seine Kurstermine im Überblick. Krankenstände und Zeitausgleiche können eingetragen werden. 

Ist ein Trainer krank, haben definierte Backup-Trainer Zugriff auf dessen Kalender, um aushelfen zu können.

Sobald die Kurstermine feststehen, setzt das Porsche Trainingsteam die nächsten Schritte zur Vorbereitung der Schulungen. Das System unterstützt auch hier den Prozess.

• Kurse können mit Status belegt werden ("Unterkunft ist gebucht", "Transport ist gebucht", ...)

• Jeder Trainer sieht in einem persönlichen Login alle für ihn eingeplanten Termine

• Kurzfristige Änderungen können im System jederzeit vorgenommen werden

• Export des Kalenders als Druckversion

Die Ressourcen-Auslastung ist eine wichtige Kennzahl im Betrieb des Trainingszentrums. Dies gilt für die Auslastung von Trainern, Standorten, Räumen, Geräten/Werkzeugen und Fahrzeugen. Das Planungssystem bietet die entsprechenden Auswertungsmöglichkeiten per Excel-Download.